GreenOffice

20090324-logo-green-office

Il presente documento contiene una serie di indicazioni per diminuire l’impatto ambientale ed aumentare la sostenibilità dell’ufficio in cui lavoriamo quotidianamente. L’obiettivo è quello di sensibilizzare sui temi ambientali partendo dal piccolo del proprio ufficio per poter diffondere una cultura di “green office” a tutto l’Ente.

La modalità si basa sul fatto che ogni scelta debba essere documentata ed accompagnata dal logo green office in modo da richiamare l’azione specifica e per evidenziare qual è il contributo alla diminuzione dell’impatto ambientale.

Nei paragrafi seguenti vengono citati alcuni ambiti sui quali agire, nell’ultima parte viene presentato una proposta di alcune possibili iniziative

1. Cancelleria; carta e documenti stampati

Ci sono moltissime possibilità per rendere più sostenibile l’uso della cancelleria qui sotto alcuni esempi:

1.1 Carta

“L’ufficio senza carta è un po’ come la toilette senza carta igienica: impossibile!”

Quando scegli la carta assicurati di

  • Comprare carta riciclata se possibile
  • Comprare carta senza cloro (TCF)
  • Verificare la presenza di una etichetta di sostenibilità o ecolabel

Carta riciclata

Puoi scegliere tra carta riciclata pre- o post-consumatore. Più è alta la percentuale di carta riciclata meglio è, sebbene qualche tipo di carta limiti il contenuto riciclato all’80%, poiché le fibre della carta riciclata sono più care delle fibre vergini!

Ricorda che   Per ogni tonnellata di carta riciclata salviamo 17 alberi, 42000 kwh di elettricità, 26000 (litri) di acqua e circa 27 chili di inquinamento dell’aria (fonte Fuji Xerox).

Pre-consumatore: il materiale proviene dagli scarti del processo manifatturiero. La carta è fornita dalle società è di solito di alta qualità, la fornitura è regolare e la carta finirebbe in una discarica se non fosse riutilizzata.

Post-consumatore: Materiale generato da privati e negozi, enti e società. La maggior parte di questa carta è di diverso tipi, giornali, carta da ufficio, riviste e cartone da imballaggio.

Carta senza cloro

Esistono due tipi di carta senza cloro: Elemental Chlorine Free (contenente derivati del cloro) rispetto alla Totally Chlorine Free (TCF , non contiene derivati del cloro).  La carta senza cloro può anche essere etichettata “Oxygen Bleached”.

Utilizza carta con una certificazione ambientale (es. per l’Europa Nordic Swan Environmental Label)

Ricorda che: riutilizza o ricicla (se non puoi evitarlo) tutta la carta da buttare, questo significa economizzare sulla cancelleria e sui costi dei rifiuti.

Un modo semplice di ridurre l’impatto ambientale è ad esempio collegato ai biglietti da visita, carta intestata e altri materiali in carta standardizzati per tutta l’organizzazione. In quest’ottica è utile adottare un politica di acquisti verdi.

1.2 Stampa

Le industrie di stampa utilizzano per gli inchiostri, agenti chimici pericolosi per l’ambiente, inoltre la stampa richiede energia, acqua e genera numerosi rifiuti.

Per incentivare una stampa “verde” è possible “incoraggiare” le stampanti ad operare su standard più puliti e meno pericolosi.

Ecofont

Le stampe che facciamo per il nostro ‘uso quotidiano’ non usano solo carta, ma anche inchiostro. Secondo Spranq Creative Communications (Utrecht, Paesi Bassi), le tue cartucce d’inchiostro (o toner) potrebbero durare più a lungo. Spranq ha quindi sviluppato un nuovo carattere: l’Ecofont. Il risparmio stimato derivato dall’uso di Ecofont (20%) si basa sulla ricerca di un software che ha paragonato la superficie nera media delle lettere / segni di Ecofont rispetto a quelli del font sorgente Bitstream Vera.

I tre metodi per ridurre l’impatto ambientale associato alla stampa sono i seguenti:

Rifletti se hai effettivamente bisogno di stampare

  • Puoi utilizzare la mail o Internet al posto della stampa?
  • Il documento stampato è la modalità corretta per la migliore visualizzazione del documento?

Imposta il tuo documento per ridurre l’impatto ambientale:

  • Riduci la richiesta di carta massimizzando i margini ed evitando ampi spazi bianchi
  • Evita se possibile l’uso dei colori per diminuire la richiesta di inchiostro
  • Scegli la carta giusta per la tua stampa (carta riciclata oppure carta già stampata da un lato oppure carta bianca)
  • Utilizza l’ecofont per la stampa di documenti http://www.ecofont.eu/download_ecofont_it.html

Fallo sapere ad altri!

  • Inserisci sempre un messaggio ambientale sul tuo material stampato ad es. “Stampato su carta riciclata utilizzando inchiostri privi di olii minerali

1.3 Buste

  • Acquista buste in carta riciclata
  • Utilizza buste con finestra riciclabile (ad esempio con prodotti a base di fibra legnosa) al posto della finestra in plastica
  • Utilizza buste riciclate per inviare posta a persone conosciute.
  • Stampa o scrivi gli indirizzi direttamente sulla busta evitando etichette adesive
  • Acquista etichette per indirizzi riutilizzabili in modo da poter riutilizzare le buste

1.4 E-mail – Fax

  • Privilegia l’uso della posta elettronica per mandare messaggi o lettere, risparmierai buste, francobolli e carta (l’invio dei messaggi via e-mail ha lo stesso valore giuridico di una lettera). Inoltre, l’invio dei messaggi per e-mail ha lo stesso valore giuridico poiché ne esiste una copia nell’archivio elettronico (art. 2072 c.c. che si rifà al valore della scrittura privata tramite il procedimento di verificazione art. 2072 c.p.)
  • Imposta il fax in modo da avere un solo report giornaliero per i fax inviati, ed un segnale sonoro in caso di errore, senza utilizzare un foglio di stampa.
  • Elimina l’uso della pagina iniziale del fax, dove possibile, inserendo il nome del destinatario direttamente nel corpo del fax stesso.

1.5 Penne e Matite

  • Compra penne o matite ricaricabili
  • Incoraggia i colleghi ad etichettare le penne in modo da essere responsabili del proprio materiale evitando quindi di abbandonarle
  • Evidenziatori, pennarelli e bianchetti sono strumenti quotidianamente utilizzati negli uffici. Possono rappresentare una fonte di inquinamento per l’ambiente, contenendo spesso elevate quantità di solventi che evaporano facilmente.
    In generale, le componenti di pennarelli ed evidenziatori ricadono in tre tipologie: a base acquosa, a base di alcool e a base di solventi organici. Sono da preferire pennarelli ed evidenziatori a base acquosa, che si riconoscono dall’assenza di odori o dal leggero odore di aceto. I prodotti a base di solventi organici, invece, rappresentano i più pericolosi, contenendo xilene o toluene o altri composti organici volatili. I pennarelli indelebili, in particolare, sono per lo più a base di solventi organici, tossici per inalazione ma anche per contatto con la pelle. Anche gli alcool sono solventi volatili ma, in genere, presentano una minore tossicità rispetto a quella dei solventi organici.
  • Un’ altra fonte di inquinamento, spesso usata in ufficio, è costituita dai correttori liquidi o i cosiddetti “bianchetti”, che contengono principalmente tricloroetano, sostanza tossica ed irritante. L’esposizione a tale solvente non costituisce pericolo nel consueto uso di un bianchetto, ma esposizioni prolungate possono causare irritazioni all’apparato respiratorio e disturbi al sistema nervoso centrale. Il tricloroetano, inoltre, permane a lungo nell’ambiente, tanto che i contenitori vuoti dei bianchetti rappresentano un rifiuto pericoloso.
  • Accorgimenti: Preferire prodotti a base acquosa ed eliminare l’utilizzo di prodotti profumati. Eviterai anche di macchiarti con inchiostri che poi richiedono solventi e lavanderia..
  • Sostituire gli evidenziatori con le matite colorate che non contengono solventi o altre sostanze tossiche.
  • Richiudere i prodotti per scrittura con gli appositi cappucci quando non sono utilizzati.
  • Non utilizzare evidenziatori e pennarelli “profumati”, che presentano ulteriori sostanze tossiche che inalerete durante l’uso.
  • Preferite prodotti ed imballi riciclabili. Date la preferenza a prodotti senza imballo.
  • Smaltite le penne e i prodotti in plastica negli appostiti contenitori.
  • Se possibile sostituite i lapis con i portamine, eviterete di “sprecare” alberi per la costruzione del fusto della vostra matita, e risparmierete acquistando solo le mine.
  • Usa penne con il fusto in plastica riciclata e/o in mais (mater-bi) o in cartone.
  • Preferisci colle ottenute a base di zucchero, acqua e altre materie prime naturali come le mandorle (si trovano facilmente in commercio: un esempio è quella che si stende con il pennellino contenuta nella scatola di latta). Hanno le stesse prestazioni delle colle stick, ma non contengono idrocarburi, clorocarburi, acetone ed altri solventi chimici.
  • Per ridurre l’inquinamento da sostanze chimiche usa i pennarelli ecologici per lavagne cancellabili.

Porta penne

Perchè non costruirlo autonomamente fatto di:

  • Barattoli usati oppure, scatole vuote oppure altri contenitori interessanti

2. Apparecchiature elettriche alimentate a batteria

Walkmans, calcolatrici, altri apparecchi elettrici che utilizzano batterie. Ti consigliamo di:

  • Compra apparecchiature alimentate ad energia solare se disponibili
  • Compra batterie ricaricabili con il caricatore, eventualmente ad energia solare

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3. Rifiuti

Un passo molto importante per la gestione eco-compatibile dell’ufficio è organizzare lo smaltimento dei rifiuti. Possiamo suddividere i rifiuti prodotti in ufficio come segue:

1. Carta stampata, volantini, pubblicità: non più utilizzabile.

2. Plastica derivante da penne, cancellini, CD, involucri di riviste etc..

3. Plastica derivante da uso di alimenti e bevande.

4. Prodotti nocivi con obbligo di raccolta differenziata:

  • Toner esausti.
  • Batterie e pile derivanti da calcolatrici e simili.
  • Neon e lampadine.
  • Attrezzature elettroniche dimesse.
  • La plastica può essere smaltita nelle apposite campane, organizzatevi per avere la possibilità di suddividere i rifiuti direttamente alla scrivania, per evitare perdite di tempo che alla lunga farebbero fallire il vostro piano di riciclaggio, esistono gettacarte che sono predisposti per ospitare degli appositi divisori. Oppure utilizza cestini di colori diversi per i prodotti di scarto: sarà più semplice effettuare la giusta divisione fra i prodotti stessi.
  • Etichetta il tuo cestini con pittogrammi che semplificheranno la raccolta differenziata fra i vostri collaboratori, rendendo facilmente individuabile il giusto contenitore.
  • Potresti ridurre l’uso dei CD e DVD non riscrivibili sostituendoli con i modelli rewritable, inoltre potresti utilizzare una chiave USB (ne esistono anche con corpo in materiale riciclato!) per trasferire i tuoi dati.

4. Trasporti

In Italia, sia sulle brevi che lunghe distanze, il mezzo più usato è l’auto. La mobilità è un bisogno oramai insopprimibile delle moderne società, però possiamo fare molto per ridurre l’inquinamento causato da questo bisogno.

Accorgimenti:

Cerca di svolgere tutte le commissioni di ufficio nella solita giornata, ugualmente concentra gli acquisti su di un unico fornitore, che consegni il materiale presso l’ufficio, in modo da ridurre i costi di trasporto.

Se devi far recapitare un pacco urgente all’interno della città cerca un servizio di Pony Express in bicicletta: non inquinano e spesso sono anche più veloci!

Sfrutta le tecnologie!!! Se con i tuoi collaboratori partecipi a riunioni al di fuori della sede di lavoro, e questo avviene spesso, forse conviene attrezzarsi per la videoconferenza.

Utilizza i mezzi pubblici, la bici o.. le gambe!

Cammina almeno ½ ora al giorno: ti mantiene in forma e utilizzando mezzi di locomozione alternativi all’auto anche il portafoglio ne guadagnerà.

Cerca di condividere i percorsi con altre persone, suddividendo il costo del trasporto e riducendo le emissioni nocive delle auto.

5. Illuminazione

5.1 Aggiorna lampadine e impianto

  • Installa riflettori nei porta lampade per direzionare la luce. Senza questi riflettori, metà della luce viene persa ed assorbita dal portalampada.
  • Pulisci le lampade regolarmente
  • Installa sensori nelle stanze meno frequentate (gabinetti, magazzino) in modo che le luci si spengano
  • Installa lampadine a risparmio energetico di nuova generazione per aumentare l’efficienza
  • Sostituite lampadine a luce forte con lampadine più leggere nelle stanze già abbastanza illuminate

5.2 Installa timer o sensori

  • Timer che spengono le luci a un’ora predefinita sono una buona soluzione in uffici grandi o sale per conferenze dove è particolarmente difficile individuare una persona che spenga le luci
  • Sensori che rilevano se una stanza è occupata o meno sono un’altra soluzione: di solito spengono le luci quando non avvertono movimento dopo un lasso di 15 minuti.
  • Utilizza un timer per spegnere i trasformatori collegati ad apparecchi elettronici e computer nelle ore in cui non vengono utilizzati. E’ possibile evitare l’emissione di 35kg di CO2 ogni anno

5.3 Incoraggiate comportamenti a risparmio energetico

  • Cerca o crea degli adesivi “Spegni se non utilizzato”
  • Ricorda alle persone di spegnere le luci nelle sale riunioni e in altre stanze utilizzate solo parzialmente
  • Consiglia alle persone di spegnere la luce quando è sufficiente quella naturale.

6. Clima

  • Non ostacolare la circolazione dell’aria coprendo i radiatori con “copri-termosifoni”.
  • Evita di accendere il riscaldamento o il condizionatore se non si è in ufficio e ricordarsi di spegnerlo ogni volta che si aprono le finestre per il ricambio dell’aria.
  • Ad ogni grado di meno di riscaldamento corrisponde un risparmio energetico del 7%.

7. Vivibilità dell’ufficio

Piante

Organizzare un’area verde presenta molti vantaggi sia per lo staff sia per la bellezza del vostro ufficio. I giardini possono essere un’area di relax per i dipendenti, provvedere a una zona per i volatili, aiutare il filtraggio dell’inquinamento e per l’acqua piovana.

Alcuni consigli: metti alcune piante in ufficio. Alcune specie hanno la capacità di assorbire parte degli inquinanti presenti negli ambienti di lavoro; possiedono questa utile caratteristica: il Filodendro, lo Spatifillo, il Clorofito, la Sanseveria, l’Aglaonema, il Photos aeureus, la Palmina chamadorea, l’Areca palmata, l’Aloe vera e la Dracena. La massima efficacia sarà raggiunta se si posizionerà una pianta di dimensioni medio – grandi per ogni 9 metri quadrati di superficie dei locali.

8. Mal d’Ufficio

In stanze con molti telefoni o cellulari, utilizzare suonerie basse o sostituire lo squillo del telefono con una luce ad intermittenza

L’ufficio è il luogo in cui passiamo normalmente almeno quaranta ore alla settimana, assieme a numerose persone che non ci siamo scelte come “compagni di viaggio”.

E’ dunque importante cercare di vivere con loro in sintonia, contribuendo a mantenere un clima di lavoro che soddisfi soprattutto noi. Il rapporto d’aiuto è fondamentale nella relazione tra colleghi e crea la solidarietà, che è una delle condizioni più favorevoli alla cooperazione in ufficio.

Non temiamo di rendere partecipi i nostri colleghi di alcuni elementi della nostra vita privata, soprattutto se questi hanno ripercussioni sul nostro lavoro o sul nostro comportamento.

Una recente indagine statistica ha evidenziato che il 78% delle persone che ha un lavoro dipendente, potendo scegliere, preferirebbe lavorare in un ambiente sereno, senza conflitti con i dirigenti ed i colleghi, piuttosto che avere un aumento considerevole di stipendio.

È un dato importante, su cui invitiamo a riflettere anche i sindacati e gli uffici di gestione risorse umane. Questo traguardo di serenità e armonia forse non è difficile da raggiungere:

  • facciamoci un idea del nostri colleghi senza pregiudizi, sulla base di quello che vediamo e da come si comportano con noi;
  • sforziamoci di pensare che dietro il comportamento di ogni collega, ci può essere un motivo che noi non conosciamo e che esso non costituisce necessariamente uno sgarbo nei nostri confronti;
  • prestiamo attenzione agli altri, al linguaggio verbale e non-verbale: solo così possiamo accorgerci se un nostro collega ha bisogno di aiuto, che può consistere anche soltanto in una parola cortese.

Dieci semplici passi

  1. Misura quanto usi e quanto sprechi
  2. Risparmia la carta – pensa prima di stampare
  3. Risparmia toner
  4. Risparmia energia
  5. Ricicla il più possibile
  6. Condividi la cancelleria
  7. Riutilizza i materiali
  8. Compra prodotti riciclati – Usa prodotti riciclabili
  9. Restituisci al mittente
  10. Condividi le idee e migliora sempre

1. Misura quanto risparmi e quanto sprechi

  • Tieni traccia del numero di copie che fai. Utilizza il contatore per capire quanta carta viene utilizzata. Preparati a una sorpresa!
  • Calcola il peso e il volume della carta utilizzata nel tuo ufficio ogni anno e comunica al tuo staff il loro consumo. Proseguendo nella tua idea di green office sarai sorpreso nel costatare quanta carta puoi risparmiare e anche quanto denaro!
  • Misura l’energia risparmiata

2. Risparmia carta – pensa prima di stampare

  • Usa il software per verificare con l’Anteprima di stampa l’impatto della tua stampa. Fai una anteprima di stampa controllando i paragrafi e le numerazione, scegliendo il carattere corretto e usando la funzione “Adatta alla pagina”
  • Evita di fare copie multiple di documenti con indici, presentazioni, mail e documentazione on-line
  • Controlla sempre l’esistenza di eventuali errori prima di stampare
  • Minimizza il consumo di carta utilizzando il telefono e la mail
  • Fotocopia e stampa i fogli su entrambi i lati
  • Stampa più pagine per fogli in caso di presentazioni o simili
  • Aggiorna le mailing list cancellando gli indirizzi non aggiornati
  • Stampa biglietti da visita aziendali piuttosto che individuali utilizzando carta riciclata
  • Riutilizza i fogli di stampa scartati e/o stampati solo da un lato, per note, stampa bozze, blocchi per appunti, supporti per lucidi. Stampa e fotocopia su entrambe le facciate di ogni foglio. Utilizza una stampante caricata di “default” con carta riutilizzabile (stampata da un solo lato) Se la stampante lo permette, cerca sempre di stampare in modalità fronte/retro oppure utilizzate il lato non stampato dei fogli scartati per appunti.
  • Riutilizza le buste per la posta interna applicando l’etichetta sull’indirizzo originario.
  • Collega in rete le stampanti, utilizzando una sola stampante per ufficio, per esempio, invece che per scrivania, abbatterete le polveri sottili.
  • Se hai una stampante laser manda in stampa le copie tutte in una sola volta, in questo modo eviterai che la stampante si riscaldi più volte, anche solo per poche pagine di stampa.
  • Se la fotocopiatrice lo permette fai una scansione dei documenti al posto di stamparli e salvali nelle tue cartelle sul server.

3. Risparmia toner

  • La stampa di bozze utilizza una minore quantità di toner. Vedi le “Opzioni di stampa”. Si può persino impostare la stampante in modo che utilizzi sempre qs opzione
  • Adatta la grandezza dei vs fogli di stampa alla lunghezza dei messaggi
  • Utilizza l’ecofont per le tue stampe e segnalalo nel piè di pagina

4. Risparmia energia

  • Assicurati che i computer e tutte le attrezzature siano spenti quando non sono usati e che la luce sia spenta in presenza di luce naturale in quantità sufficiente
  • Usa lampadine a basso consumo se possibile
  • Assicurati che vi siano impostazioni di risparmio energetico su computer, stampanti e fotocopiatrici
  • Utilizza le scale e non l’ascensore
  • Utilizza le persiane in presenza di sole forte così da risparmiare sull’aria condizionata
  • Utilizza termostati sui termosifoni
  • Utilizza le persiane per ridurre il riscaldamento del sole in estate e per ridurre l’uso dell’aria condizionata
  • Utilizza un ventilatore al posto dell’aria condizionata
  • Utilizza un timer per spegnere tutti i dispositivi elettronici nelle ore notturne

5. Ricicla il più possibile

  • Utilizza il sistema di riciclo del tuo comune facilitando la raccolta differenziata già dal tuo ufficio: usa cestini con colori differenti.
  • E’ possibile differenziare: Carta, cartone e giornali – Plastica – Vetro e lattine – Compost – Batterie – Materiale da ufficio

6- Condividi la cancelleria

  • Incoraggia lo staff a far circolare documenti comuni piuttiosto che ciascuno la sua copia
  • Condividi pinzatrici, forbici, etc.
  • Metti il tuo nome su penne, pennarelli e cancelleria in modo da essere responsabile del tuo materiale evitando di perderlo e di sprecarlo

7. Riutilizza i materiali

  • Organizza un punto di riciclo o “scambio” per la cancelleria non desiderata
  • Utilizza entrambi i lati dei fogli e poi ricicla
  • Non rilegare ma metti in cartelline
  • Utilizza buste e scatole con etichette riutilizzabili
  • Riutilizza scatole di cartoni
  • Utilizza il retro di fotocopie e i fogli non usati per gli appunti e forma dei bloc notes
  • Utilizza delle penne ricaricabili
  • Riutilizza le buste e scegli quelle che nella loro forma favoriscono il riutilizzo (es. richiudibili o con spazio per inidirzzi multipli)
  • usa i pennarelli ecologici per lavagne cancellabili

8. Compra Prodotti Riciclati – Usa prodotti riciclabili

  • Compra prodotti riciclati e a base di carta. Verifica con il tuo fornitore per la macchina fotocopiatrice che il toner sia riciclabile prima di procedere con l’acquisto. Alcuni tipi di carta riciclata sono da consigliare per fotocopiatrici a basse quantità ma non per alte quantità.
  • Utilizza cartone riciclato come contenitore per la carta riciclata
  • Nella pausa caffè usa una tazzina personale da sciacquare dopo l’uso
  • In bagno usa il tuo asciugamano personale al posto di usare la carta
  • Utilizza CD e DVD riscrivibili oppure una PenDrive USB per trasportare i tuoi files

9. Restitutisci al mittente

  • Chiedete ai fornitori di riprendersi le confezioni e di riutilizzarle
  • Chiedete ai fornitori se hanno un sistema di restituzione dei vuoti
  • Riducete l’utilizzo delle copertine dei fax e stampa la conferma di ricezione solo se necessario

10. Condividi le idee e migliora sempre

  • Posiziona piante verdi nell’ufficio
  • Cercando di organizzare un green office potresti trovare nuovi modi di ridurre il consumo di acqua, la produzione dei rifiuti o di energia… condividi le tue idee con gli altri!
  • Informati su altre iniziative simili per rendere sempre aggiornato il tuo progetto verde!
  • Utilizza il social networking ed un spazio web per condividere le buone prassi

Link Utili

http://ec.europa.eu/environment/climat/campaign/index_en.htm

http://www.mycarbonfootprint.eu

http://ec.europa.eu/climateaction/index_it.htm